Kako odabrati certifikacijsku tvrtku?

Detalji

Kreirano Srijeda, 05 Prosinac 2012 13:06

Hitovi: 6796

Većina organizacija koje ulože svoje vrijeme, trud i financijske resurse u pripremu, implementaciju i funkcioniranje svog sustava upravljanja uspostavljenog prema nekoj od normi za sustave upravljanja (neovisno o tome radi li se o sustavima upravljanja kvalitetom, okolišem, informacijskom sigurnošću itd.) željeti će za to dobiti neovisnu potvrdu sukladnosti svog sustava sa zahtjevima relevantne međunarodne norme,  tj. dobiti certifikat certifikacijske tvrtke (koje se još nazivaju certifikacijske kuće ili certifikacijska tijela).

Tek rijetke od njih će izostaviti spomenuti korak i zadovoljiti se s činjenicom da posjeduju uspostavljeni sustav kojeg će koristiti za podizanje učinkovitosti svojih poslovnih procesa, tj. ukupne konkurentnosti, ali za čiju formalnu potvrdu iste neće biti zainteresirane. Sve organizacije iz prve navedene skupine, u jednoj fazi svojih aktivnosti na uspostavi sustava upravljanja naći će se u situaciji odgovaranja na pitanje koju certifikacijsku tvrtku izabrati za svoj daljnji put u svijet sustava upravljanja.

Generalno govoreći, certifikacija sustava upravljanja se po svom smislu i značenju ne razlikuje puno od nekih koraka koje smo svi, s više ili manje uspjeha, već prošli tijekom svog života. Tako smo na primjer znanje vožnje automobila učili od instruktora, a službenu potvrdu o prihvatljivosti svoje izvedbe dobili od za to ovlaštenog ispitivača. Dokaz toga imamo u obliku vozačke dozvole. U slučaju certifikacije sustava upravljanja, smisao i značenje je vrlo slično, izuzmemo li činjenicu da ćemo se u certifikaciji svoga sustava upravljanja sa svojim ispitivačem/ispitivačima (auditorima) viđati barem jednom godišnje (za vrijeme provedbe nadzornih audita u vremenu valjanosti izdanog certifikata) dok smo u slučaju auto škole svog ispitivača možda već i zaboravili.

Ne ulazeći u razloge zbog kojih ste se odlučili na uspostavu sustava upravljanja u svoj organizaciji (da li je razlog taj što želite zaista unaprijediti svoje poslovanje, traže li vas to poslovni partneri s kojima surađujete ili želite samo papir koji ćete ponosno izložiti na zidu) valja imati na umu da je uspostava i certifikacija sustava upravljanja u načelu dobrovoljna (isto kao što se i djelatnost certificiranja sustava upravljanja nalazi u dobrovoljnom području,  a što znači da se njome može baviti svatko, pa doslovno i vi ukoliko otvorite certifikacijsku tvrtku) tako da ćete kao kupci usluge certifikacije sami odrediti prihvatljivu razinu kvalitete koju očekujete od certifikacijske tvrtke.

Ukoliko vam je cilj imati certifikat na zidu direktorovog ureda, certifikat gotovo svake certifikacijske tvrtke će vam biti zadovoljavajući. U takvom razvoju događaja nećete se zamarati s pitanjima vjerodostojnosti izdanog certifikata, stručnosti i kompetentnosti osoba koje će ocjenjivati vaš sustav, tijeku i opsegu certifikacijskog audita i sl., već će vam biti bitno da cijeli postupak certificiranja završi što brže i što bezbolnije.

Ukoliko pripadate organizacijama koje iz svog sustava upravljanja žele izvući maksimalnu korist u svakom smislu, vrlo vjerojatno ćete se zapitati kakvu ćete dodatnu vrijednost imati i od samog čina certifikacije sustava. Hoćete li za protuvrijednost troška certifikacije profitirati na korisnim primjedbama stručne osobe koja će vaš sustav ocjenjivati? Hoće li vaš certifikat biti međunarodno priznat? Hoće li vam omogućiti i potaknuti vas na konstantan razvoj i unaprjeđenje sustava?

Kojoj god grupi pripadali, gore navedeni scenariji i razmišljanja će vjerojatno varirati po pitanju navedene teme. Kao pravi kupci koji sami definiraju razinu prihvatljive kvalitete koju kupujemo, temeljem onoga što smo za uzvrat za nju spremni platiti te uvažavajući još čimbenike kao što su preporuka ili ev. suradnja našeg savjetnika ili konzultanta (ukoliko smo ga imali na projektu implementacije sustava) s nekom od certifikacijskih tvrtki, cijene certifikacijskog postupka i nadzornih audita, očekivanim vremenskim rokovima početka postupka certifikacije, međunarodnu prepoznatljivost certifikacijskog tijela, tj.brenda, i sl., donijeti ćete odluku s kojom ćete certifikacijskom kućom surađivati.

Cijena kao kriterij vam može biti bitna ukoliko spadate u grupu organizacija koja neće imati pretjerana očekivanja po pitanju kvalitete usluge koju ćete dobiti. S obzirom da cijena certifikacijskog postupka u načelu ovisi o veličini vaše organizacije, području certifikacije, broju dana potrebnih za provedbu audita itd., i dok god se certifikacijska tvrtka pridržava opće prihvaćenih načela dobre prakse  pretjerano velikih razlika u cijeni ne bi trebalo biti. Ukoliko vam izabrano certifikacijsko tijelo radi po principu (a uzimajući u obzir ranije navedenu činjenicu da formalno svatko može izdati certifikat sustava upravljanja) da mu je najveći trošak u biti trošak papira na kojemu će vam napraviti certifikat onda je jasno da cijena koju možete postići može biti vrlo prihvatljiva, naravno, na račun ukupne kvalitete usluge i ostvarene koristi.

Ako vam je kriterij stručnost, od izabrane certifikacijske tvrtke bi tada morali zatražiti dokaz o navedenom. Takav dokaz u području sustava upravljanja je akreditacija nacionalnog tijela (u slučaju Republike Hrvatske to je Hrvatska akreditacijska agencija), a koja predstavlja neovisnu i nepristranu potvrdu stručne i tehničke osposobljenosti certifikacijskog tijela za provedbu aktivnosti iz područja akreditacije.

Na identičan način na koji vama certifikacijska tvrtka certifikatom potvrđuje da je vaš sustav upravljanja sukladan sa zahtjevima određene norme, tako i akreditacija certifikacijskoj tvrtki potvrđuje sukladnost njezinog  sustava upravljanja sa zahtjevima norme koja propisuje rad takve vrste tijela. Akreditacija se dodjeljuje za točno određeno područje djelatnosti, tj. za ona područja za koje je certifikacijska tvrtka u postupku akreditacije dokazala svoju stručnost i kompetentnost. To znači da ćete ako se vaša organizacija bavi npr. proizvodnjom proizvoda od metala, očekivati da je certifikacijska tvrtka akreditirana za to isto područje rada (budući da vam njezina stručnost u području agronomije neće biti od pretjerane koristi). Područja rada za koja je neka certifikacijska tvrtka akreditirana moguće je vidjeti iz potvrde ili priloga potvrdi o akreditaciji, a ukoliko u tome imate poteškoća uvijek možete kontaktirati nacionalno akreditacijsko tijelo koje je akreditaciju izdalo.

Sva akreditirana tijela su prošla i prolaze različite tipove ocjenjivanja (ocjene na licu mjesta u certifikacijskim tvrtkama, kao i ocjene rada auditora u praksi za vrijeme provedbe ocjenjivanja pa postoji i mogućnost da će možda auditor za vrijeme provedbe vašeg audita istovremeno biti ocjenjivan i od strane ocjenitelja akreditacijskog  tijela) pa tako možete biti sigurniji u njihovu stručnu i tehničku kompetentnost u vašem području rada.

Ukoliko certifikacijska tvrtka nije akreditirana, preporučljivo bi svakako bilo da zatražite informacije i uvjerite se u stručnost i kompetentnost osobe/osoba koje će doći u ocjenu vašeg sustava jer će u suprotnom doprinos i korist od takvih audita biti krajnje upitna. U slučaju neakreditirane certifikacijske tvrtke, svakako valja uzeti u obzir  njezine reference te broj ranije dodijeljenih certifikata u konkretno vašem području rada. S druge strane, ukoliko u svom poslovanju imate suradnju s poslovnim partnerima koji kvalitetu svog sustava upravljanja dokazuju posjedovanjem certifikata (a pogotovo ako u svoj proizvod ugrađujete proizvod takvog sustava), svakako uzmite u obzir vjerodostojnost tako izdanog certifikata. Certifikati izdani pod akreditacijom uvijek na sebi imaju logo ili znak akreditacijskog tijela, a valjanost izdane akreditacije možete provjeriti na internetskim stranicama dotičnog akreditacijskog tijela.

U konačnici, prije donošenja odluke o izboru certifikacijske tvrtke raspitajte se i o eventualno aktualnim subvencijama ili poticajima koje je moguće realizirati pri Ministarstvu gospodarstva, a na ime uspostave i certifikacije određenih sustava upravljanja jer je za dobivanje sredstava takvog tipa obično preduvjet da je certifikacijska tvrtka koja vam izdaje certifikat akreditirana. Na kraju, želimo vam puno uspjeha u pronalasku certifikacijske tvrtke koja će zadovoljiti vaše potrebe i očekivanja po pitanju ukupne kvalitete usluge koju očekujete. O tome kolika će ta razina biti odluka je na vama.

Popis certifikacijskih tvrtki koje certificiraju sustave upravljanja možete pronaći ovdje.