Kako kreirati dobar SOP?

Detalji

Kreirano Srijeda, 01 Listopad 2014 07:09

Hitovi: 9523

U suradnji s HMD-om objavljujemo članak naziva "Kako kreirati dobar SOP?" iz časopisa Svijet po mjeri (godina 2, broj 2, travanj 2013.) čija je autorica mr. sc. Elizabeta Pavković.

Jedna je od ključnih uloga SOP-a standardizacija procesa i osiguravanje dosljedne provedbe propisanih aktivnosti, odnosno osiguravanje da se aktivnosti standardiziranoga procesa provode uvijek na isti način. Također, uloga je SOP-a osiguravanje točnih i odgovarajućih podataka povezanih s procesom/ aktivnostima koje se provode u skladu sa SOP. SOP treba biti napisan što je jednostavnije moguće da bi bio potpuno razumljiv za svakoga tko se njime koristi. Na taj se način putem SOP-a omogućava odgovarajuća provedba propisanih aktivnosti bez dodatnih upita.

Za sve procese i zadatke odgovarajući SOP-ovi trebaju biti dostupni na mjestu korištenja da bi se osigurala njihova odgovarajuća i praktična primjena. Osobito je važno procijeniti za koje je aktivnosti i procese potrebno kreirati SOP. Sve aktivnosti koje se odnose na ključne djelatnosti i kritične procese svakako trebaju biti opisane u SOP-u. Radi lakšega snalaženja može se izraditi plan/struktura SOP-ova koji se izrađuju za procese i potprocese. Broj SOP-ova, odnosno razina procesa i potprocesa koje opisuju, procjenjuje se na temelju specifičnosti poslovanja, zahtjeva primjene te praktičnosti dokumenata. Preporučuje se kreirati SOP-ove po razinama procesa i potprocesa, po područjima ili odjelima na koja se odnose, odvojiti opće od radnih uputa i sl.

Pri kreiranju SOP-a potrebno je procijeniti do koje razine detalja definirati predmetne aktivnosti/procese. Općeniti opis samo glavnih aktivnosti i procesa koji ima jasnu strukturu može dovesti do nedostatka opisa pojedinih faza procesa ili do nedovoljne jasnoće opisa što može dovesti do neodgovarajuće primjene SOP-a. Vrlo detaljan opis koji pridonosi potpunosti i jasnoći s jedne strane, može s druge strane dovesti do preopširnoga SOP-a koji nije pogodan ni praktičan za svakodnevnu primjenu. SOP bi zapravo trebao biti dovoljno detaljan da se pri njegovoj primjeni izbjegnu znatne razlike među djelatnicima.

SOP-ovi su osnovni materijal za stalnu provedbu izobrazbe djelatnika te za izobrazbu novozaposlenih djelatnika. Stoga je njihov broj, struktura i sadržaj iznimno važan za osiguranje kontinuiteta poslovanja u skladu sa zahtjevima procesa, standarda i regulatornih ustanova kao i usklađenosti s propisanim sustavom kvalitete.

Rad
Temelj sustava kvalitete povezan sa svim procesima, operacijama ili aktivnostima predstavlja načelo: PROPISATI – PROVESTI – EVIDENTIRATI. Propisivanje potrebnih aktivnosti provodi se u odgovarajućim SOP-ovima, koji načelno mogu biti opće ili radne upute. Propisivanje aktivnosti obuhvaća najmanje odgovore na pitanja TKO, ŠTO, KADA i KAKO treba provesti. Provedba aktivnosti primjena je propisanih SOP-ova, što se osigurava njihovom distribucijom i izobrazbom korisnika. Evidentiranje provedenih aktivnosti provodi se kreiranjem odgovarajućih, SOP-om propisanih zapisa. Evidentiranje propisanih aktivnosti obuhvaća najmanje odgovore na pitanja TKO je što proveo te ŠTO, KADA i KAKO je provedeno. Da bi se osigurala aktualnost, točnost i odgovarajuća primjenjivost SOP-ova koji su na snazi, potrebno ih je periodički pregledavati i revidirati. Razdoblje periodičkoga pregleda i razdoblje revizije može biti jedna ili dvije godine, ovisno o tome kako je definirano uputom o sustavu upravljanja dokumentacijom. Provedbu periodičkoga pregleda SOP-a potrebno je evidentirati na način definiran uputom za sustav upravljanja dokumentacijom. Nakon isteka razdoblja revizije (razdoblja u kojemu je SOP na snazi), SOP je potrebno pregledati i revidirati ako je došlo do izmjena, odnosno  produljiti  razdoblje u kojemu je na snazi ako nije došlo do izmjena. Ako zahtjevi poslovnoga procesa to zahtijevaju, SOP-ove je potrebno revidirati i prije periodičkim pregledom odnosno periodom revizije definiranog vremena. Izmjene SOP-ova, kao i ostale izmjene, trebaju biti regulirane propisanim postupkom upravljanja kontrolom izmjena. Temeljem utvrđenoga razdoblja u kojem su važeći, izrađuje se plan revizije SOP-ova. Plan revizije najčešće se izrađuje za godinu dana, uz mjesečno planiranje po pojedinim SOP-ovima. Koliko je moguće, plan revizije SOP-ova može sadržavati i nove SOP-ove koje je potrebno izraditi u idućemu utvrđenom razdoblju. Praćenjem realizacije plana revizije i izrade SOP-ova provodi se nadzor nad održavanjem važeće dokumentacije odnosno dokumentacije koja je na snazi.

Svi SOP-ovi koji su na snazi trebaju biti navedeni na Popisu važećih SOP-ova koji se izrađuje i pregledava/odobrava. Popis važećih SOP-ova treba se održavati ažurnim na način koji je definiran uputama za upravljanje sustavom dokumentacije. Popis važećih SOP-ova treba sadržavati najmanje naslov, šifru, inačicu odnosno verziju, datum izdavanja ili datum isteka važenja SOP-a, a često sadržava još i podatke o autoru, odjelu, statusu, području na koje se odnosi i sl.

Izrada i sadržaj SOP-a
Izrada SOP-ova također treba biti definirana uputom koja ili opisuje taj proces ili je on dio upute za sustav upravljanja dokumentacijom. SOP-ovi se, kao i ostala dokumentacija, mogu izraditi u papirnatom ili u elektroničkom sustavu. Bez obzira na sustav u kojem se kreiraju, svi zahtjevi dobre dokumentacijske prakse trebaju se primjenjivati. SOP trebaju izrađivati mjerodavne i stručne osobe koje provode predmetne aktivnosti ili se koriste određenim procesom na koji se SOP odnosi. Svaki SOP treba biti napisan u skladu sa zahtjevima struke i u skladu s Politikom – Priručnikom kvalitete i ostalom važećom dokumentacijom sustava kvalitete tvrtke te zakonskim zahtjevima i zahtjevima regulative– to se osigurava pregledom i odobravanjem SOP-a.

Za svaku vrstu SOP-a (npr. za opće i radne upute iz raznih područja) potrebno je definirati matricu odgovornosti za uloge autora, pregledavatelja i odobravatelja. SOP treba biti napisan na jeziku koji osigurava autorovo, pregledavateljevo i odobravateljevo potpuno i jednoznačno razumijevanje njegova sadržaja te razumijevanje djelatnika koji se njime koriste u svojemu radu.

Nastavak članka možete pročitati u časopisu Svijet po mjeri (godina 2, broj 2, travanj 2013.). Više podataka o časopisu Svijet po mjeri možete pronaći na web stranici www.hmd.hr.


Izvor:HMD